Furl this page今早會議時,再次跟同事分享有關於Outlook使用上的觀念,由於已經提了N遍,於是在會後就把使用的觀念電子化,作為內部教育訓練的教材之一。也順便將這個內容改寫一下,跟其他的朋友分享。

坊間可以看到許多有關Outlook使用的書籍,對於習慣操作電腦的人來說,一般的AP(Application Program)也許不用使用到工具書,就可以很熟練的操作,且Outlook的操作介面,對大多數的人來說都是沒問題的。儘管如此,以前剛開始使用Outlook 97的時候,我還是去買了工具書回來參考,看看是否有自己沒摸索到的功能或應用被遺漏了。

當Outlook與訊息平台結合在一起時,其實是相當方便的,透過它可以幫助我們記憶很多的工作與事項,提升我們工作上的效能,而同時還兼有協同作業的能力。像是Exchange平台配合的相關功能:公用資料夾、資料夾分享、會議邀請、工作時程安排、任務追蹤等都很實用。但對於一般的人來說,就算沒有Exchange做為平台,Outlook本身還是很好的幫手。

有關於功能面與操作上的問題,在書本裡或網路上都可以找到,因此就不再贅述。Outlook裡面最有趣的是:所有的項目都可以用拖曳的方式互相轉換。例如可以將Mail拖曳到行事曆裡,也可以將文件檔拉到行事曆或Mail,總之裡面的項目都具有物件導向的特性。因此善用拖曳的功能,可以讓我們減少「重工」的狀態,許多事項只要keyin一次,就可以在不同的項目裡使用。

舉例來說,記事本身可以應用在許多瑣碎的小事上面,像是電話記錄、創意小點子、訂便當... ...諸如此類的,都可以先用記事來記錄,同時它具有3M便利貼的功能,可以貼一堆條子在螢幕上,提醒我們「它們的存在」。而這些已經電子化的東西,又可以拉到行事曆、郵件裡面,這樣一來這些資料就可以輕易的跟其他人分享,這都只需要利用滑鼠拖曳,再加幾下Click就可辦到。

而Outlook裡面的郵件、工作、記事、聯絡人、日誌這些功能項目裡,我覺得工作、行事曆對我自己的工作幫助最大(當然協同作業裡就會涵蓋到其它的功能項目)。行事曆與工作的定義我用很簡單方式來區分。我將已知要進行的工作項目先Keyin到工作裡做個List,而實際上在處理或排程的時候,我再將工作拖曳到行事曆裡面,一方面可以知道有哪些工作需要進行,一方面也會瞭解一個工作到底分佈在哪些時間裡來完成。等到工作完成後就勾選完成項目,這樣可以有效降低遺忘的狀況,而每一個工作也可以註記目前的進度。簡言之,有明確進行時間的項目使用「行事曆」,沒有明確進行時間的則使用「工作」。

行事曆本身可以設定所謂「約會」的時間,這個約會指的就是一個排程事件。至於「全天要事」我定義為泛指一整天的狀態,例如出差、休假、請假之類的,我就會使用全天要事來標記。而「會議邀請」一般多在訊息平台上來使用,配合Exchange可以自動排定大家空檔的時間來進行會議。至於週期性的部分,像是固定的會議,例行的工作項目,亦或是日常生活裡的繳交費用之類的,也都可以用到週期的功能。

行事曆與工作都有提醒功能,行事曆可以設定在「約會」的前五分鐘到兩週前做提醒,基本上跟鬧鐘沒兩樣(前提是Outlook要一直開啟才行),哈~至於工作可以使用到期日的設定來提醒自己工作本身的期限,有了這兩個功能,除非是自己忘了把要做的東西輸入進電腦裡,不然應該是不會遺漏的。

如果大家覺得瑣碎的東西真的很多,且難以管理跟分析,我還是強烈的建議大家使用Outlook來作為工作上的小幫手。另外Outlook本身可以自訂欄位,也可以依群組來進行分類,這些進階的功能可以參考坊間販售的工具書,得到更多使用上的小技巧。

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2005-12-20  -  duncan Email  -  3784  -  小公司當伯特 - 回應(6)

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回應來自: Jennifer [訪問者] · http://www.wretch.cc/user/jennifer0418
你這篇outlook超讚的,謝謝你的分享

jennifer
全文連結全文連結 2006-02-20 @ 01:38
回應來自: duncan [成員] Email · http://duncan.tw
嘻~
謝謝啦!!
Outlook真的蠻好用的,
有時候我都覺得被它給制約了呢!
全文連結全文連結 2006-02-23 @ 08:27
回應來自: bowbicat [訪問者] Email · http://tw.myblog.yahoo.com/milkymoon0419-yahooblog/
終於找到救兵了!
原本我也是跟您一樣,將已知要進行的工作項目先Keyin到工作裡做個List,而實際上在處理或排程的時候,我再將工作拖曳到行事曆裡面,
但不幸的是,自從電腦重灌之後,新裝的outlook我不曉得如何設定讓行事曆跟工作清單可以同時出現在一個畫面上方便我拖曳,從此工作陷入大痛苦~
請問你知道該如何設定,才能讓工作清單跟行事曆出現在同一個畫面上嘛?>.
全文連結全文連結 2009-01-08 @ 15:21
回應來自: duncan [成員] Email · http://duncan.tw
在功能列「檢視」的下拉式窗裡,有個代辦事項的窗格,從這邊就能夠設定了。我用的是2007版,版本不同可能會有些差異。
全文連結全文連結 2009-01-11 @ 23:08
回應來自: Claire [訪問者] Email
請問版主,

outlook中的行事曆跟日誌的差別在於哪裡啊?應用上好像日誌用的比較少
全文連結全文連結 2010-05-09 @ 23:33
回應來自: duncan [成員] Email · http://duncan.tw
日誌只是文件開啟的記錄(有勾選設定後,系統會自動記錄),跟行事曆是無關的(行事曆要手動輸入行程跟事件)。
全文連結全文連結 2010-06-13 @ 22:37

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