前陣子我們內部密集舉辦了一系列的教育訓練,某些教育訓練課程是很早就排定的,但也有某些課程則是因應工作上的需求,由BOSS要求臨時安排的。由高層直接指派的課程,準備時間通常很短,一般都是在上課前的一、兩天通知,所以安排這些課程並製作講義,經常是處在趕工狀態,我只好先求有,至於內容好不好,則只能等上過課之後再來修正。

其中有一堂課,我負責主講行銷工作前的準備事項,內容完全針對我們公司內部的產品來進行設計,除了分享如何分析客戶現有的狀況,利用不同工具將分析結果量化外,也說明如何查詢競爭對手在這部分的效益表現。利用不同數據的交叉分析,列出對我們較有利的資料來進行發揮,給予客戶一個專業的印象跟深度的諮詢報告。

在這堂教育訓練課程裡,我分享了幾種內部與外部工具的使用方式,所謂的內部工具,是指我們自行發展出來的小工具,而外部工具則是第三方所提供的服務,這部分包含網站工具、外掛程式,以及需下載安裝的獨立應用程式。

這些工具,理論上應該作為我們分析各種網路曝光效益的小幫手,如果好好運用可以帶給我們很大的幫助。不過它就像是雙面刃,小心的使用可以帶來幫助,但大量的濫用、不當的使用,亦或是錯誤的解讀結果,反而會帶來意想不到的殺傷力。

這樣說或許有些人覺得太過誇張,就像我們的同事一樣,當我在分享工具使用時,還特別說明在哪些狀況之下,可能會帶來我們不想面對的問題,不過多數人可能都不是很在意這一段。就像是每一次搭飛機,會仔細看看起飛時播放的安全影片,這種人所佔的比例很少。

為什麼這些應用程式可能會帶來負面的結果,其實主要的狀況是某些外部的應用程式,同時間跟某些服務要求了大量的數據資料,一個人使用時其實對於提供服務的主機來說,也許視為正常的使用行為,但同時間許多人共用這個工具,並要求大量的數據資料時,就有可能被誤認為是病毒發作、Spam或是阻斷攻擊的行為,接著就是被這些服務所阻擋。

而內部工具在應用時,有些是需要大量進行即時的log資料分析,每一次的資料要求,都需要做大量運算。而內部在資源分佈的考量上,通常會針對系統做安全上的控管跟資源的配置,所以大量使用可能會造成主機負荷過大,亦或是影響到其他的服務。

[全文:]

簡言之,如果依教育訓練課程的要求,注意使用的狀況,基本上是不會有負面情形發生的。所以我在課程安排時,雖然有考慮到負面的狀況發生,但基於人性本善的原則,以及知識分享的立場,還是決定跟大家說明這些工具的使用方式,以及注意事項。

沒想到教育訓練才過了幾天,我所擔心的負面效應就發生了。某一天來上班時,正在跟其他部門討論事項,就聽到有同事反應許多服務無法使用。我趕緊跟資訊單位說明,並進行緊急處置的動作,事後分析認為最可能造成這次問題的,應該就是我所分享的這些工具大量濫用所造成的。

知道這個結果之後,我只好緊急跟同事們宣布,公司內部禁止大家繼續在內部環境裡,使用這些工具。經過這一次的教訓,我除了反省自己高估了同事的配合度,以及對於工具的熟悉度外,一方面也很感嘆,一個原本很好用的工具,只不過因為使用上的不注意,就變成所有人都不能享用,這實在是始料未及的事。

事物都有一體的兩面,這個道理人人都懂,但是實踐在生活中的事項時,往往就會有迷思,就像上面的例子一樣。就公司的作業來說,一切還是得回歸於管理面來處理,太過單純的信任,在不一樣的人與環境下,往往就得經過修飾跟調整,否則就會如同這個案例一般,豬羊變色,原本期待的正面效益,瞬間變成了負面的傷害,而我還得挺身為這件事來負責。

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2008-08-11  -  duncan Email  -  1596  -  小公司當伯特 - 讀者回應

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