善用備忘錄幫助提昇效率－研究生求生法則

我覺得「備忘錄」的本身是一個很好的觀念，不管在哪一個環境裡（工作、研究、生活），善用備忘錄能替我們省去許多的麻煩，也會讓我們在進行各項事務時可以順利的推展。

備忘錄顧名思義就是將事情記錄下來，讓我們避免遺漏重要的事項，亦或是將瑣碎的事物結構化與組織化。備忘錄其實涵蓋很多層面，像是一般的會議、工作討論、專題討論、考題整理、研討會（演講）、讀書會……這些都可以用備忘錄的方式將過程、重點或決議給記錄下來。

那應該怎麼來做備忘錄呢？亦或是備忘錄有哪些重點需要注意？在這之前先來說說有哪些工具可以幫助我們來記錄下瑣碎的事件與項目。我想最傳統的莫過於使用筆記本（紙、筆）來做記錄了。

這不禁讓我回想起國中時代，面臨聯考壓力下，每一次上輔導課的情形。還有當年要參加插班考試前，在補習班的那一段日子。每每台上寫的快速、講的興奮，台下的西瓜們則個個低頭猛做筆記，偶而還要東轉轉、西瞧瞧，因為老師站立的位置會影響到學生抄筆記的視線。

其實努力抄筆記根本就無法專心聽課，演變到後來是事倍功半，筆記抄半天，回家也得看半天，還不一定看的懂。更講究的學生，會準備一台錄音機，將上課實況錄下來，回家時再複習一遍。但一樣得花兩倍的時間，想想若一天補習三小時，當天就得多花三小時把課複習完，不然會變成錄了一堆錄音帶，根本沒時間聽的狀況。我只有在四年前上中醫課時，曾經用MD將上課實況錄起來，然後認真的聽了N遍，因為每一堂課老師的鐘點費要六千塊哩！（不認真是不行的啦！）我認為「專心聽講、重點記錄」遠比其他方式來的有效多了。

隨著科技的發展，現在不論是參加研討會、工作上的會議亦或是課堂上，都會有輔助工具的協助，來幫助聆聽的人能迅速進入主題、瞭解狀況。這包含了會前的講義、使用傳統投影片亦或是利用PPT來進行輔助說明。有了這些工具的輔助，參與的人就比較能夠抓出主題與結構甚至是重點。

以前上課的時候，最怕遇到的課，就是老師講課完全沒重點。上到這種課，往往做了筆記，最後還是無法將其結構化，整理成自己的東西。雖然現在研討會、專題討論亦或是課堂上比較沒這種問題，但是會議跟一般的討論，想要抓出結構性並進行整合，也不是一件容易的事。

我在做備忘錄時，都會先以紙筆來做速記。做速記方面我會盡量注意一些重點，請參考下面的心智圖（這一份是在研究所時所用的方式，與職場上使用的方法有一些差異）。

我習慣將備忘錄分成四個區塊，從「抬頭（主題）」開始，然後有「內容（討論項目）」、「技術層面」與「決議」。抬頭裡面會註明這一次參與的主題、時間、地點以及成員。而討論的內容會盡量找出它們的分類、結構與流程。有些時候我會用畫圖的方式，先將東西標示起來，之後整理成電子檔時，才再進行補充與完備的動作。而這些被記錄下來的項目，有些是需要執行的，我也會標示執行的方式，若是由他人執行，也會註記下來。

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而這些討論的東西，若是有技術需求的，也會在速記時就將相關的方式也一併做個整理。例如有一次我參加論文研討時，當時討論的並不是我的論文，而是我另一位同學的題目。他的論文與類神經有關，當時他的問題點在於只有一個數學式，而沒有一個方法或理論來強烈的支持他的論點，因此就需要「技術支持」。後來討論到的有類似渾沌理論或是灰關連，我當時就把灰關連的特性與應用作個記錄：『灰關連應用範圍主要是能對事物的「不確定性」、「多變量輸入」、「離散的數據」及「數據的不完整性」做有效的處理。』利用這些記錄可以幫助我們去找到更多的研究理論與方法。而有哪些人擅長這些東西，有些時候也會提到，因此也會一併記下來做個整理。像李家同教授經常在報章上發表文章，可能很多人不知道他在「演算法」上的成就，也是國內的權威哩！

最重要的一部分其實是決議，決議的結果若有項目要執行，這時就要有時間表以及追蹤點。舉論文研討來說，通常在與教授、同學討論的過程裡，會發現自己研究的不足，這時候就要進行修正。舉我自己為例，我做的研究是CMMI的實際導入，但是我並沒有辦法在一年多的研究裡涵蓋評鑑的狀況與結果，甚至是在經費上有困難，無法參加評鑑。那我就必須有一套方式來證明我的研究符合原先CMMI所定義的規範與評等。後來我採用專家效度模式來作為我的論點，這過程中與教授討論過很多細節與可行性，我將這些要執行的工作排定時間表，並進行追蹤。而我認為這才是備忘錄最重要的功能。

處理完速記之後，就得花一點時間來整合這些資料，並將其電子化。電子化最大的好處是可以有效管理，並且能將資料跟其他人分享。我整理備忘錄的方式大多都是利用Word來進行，整理完文件之後，會配合Outlook的方式，將Doc檔拖曳至「行事曆」裡面，有需要追蹤的項目會建一份在「工作」中，已排定時間表的部分也會建在行事曆裡面，大致上就是這樣。而我有用PDA，因此不管是筆記電腦、桌上電腦或PDA都會有相同的資料來做追蹤與管理。

上面提到Outlook的「工作」跟「行事曆」，我自己有個區分的方式，我將待辦的事項整理在「工作」裡，而有排定執行時間的整理在「行事曆」中，大致上就是這樣。「工作」有一些功能選項還不錯，包含優先等級、類別、到期日、完成度，這些都是我常用的。內定的欄位表沒有，所以需手動增加。至於行事曆有提醒功能，也有記錄的功能，所以非常方便。

其實備忘錄的觀念是我在工作的過程中所建立的，隨著經驗的增加，對於備忘錄的依賴也就加深。在研究所的生涯其間，有關課堂心得報告、課堂筆記、論文研討記錄……等，我都是用上面這方法來管理，相信習慣這一個方式之後，肯定對於工作的效率會有大幅的提升～