成功通過補助計畫的審核後,接下來的步驟是與政府簽約,隨後進入計畫執行階段。不同補助案的執行要求有所差異,部分計畫允許企業在補助通過後才進行開發,而另一部分則是企業先完成開發後再申請經費補助。前者會涉及更多的查核與審查流程,尤其在兩年期以上的開發案中,通常每半年會有一次審查,並且技術審查和財務核銷是分開進行的。因此了解補助案的規範並嚴格遵守非常重要,以免因為疏忽而導致補助款的減扣。
◎簽約與計畫書的最終修訂
在簽約階段,企業需要提交最終版的計畫書,這份文件會進行開發時程、人員配置和經費使用細節的修訂。對於尚未開始執行的計畫,補助案通常要求企業不能提前開發,必須嚴格依照計畫書中的內容與時程推進。因此,如果已經有前期研究,這時候就需要微調計畫書的內容,並且明確記載開發項目、啟動時間和時程。計畫書的啟動日期可以獨立於簽約日期,但需要確保所有合約正本、擔保文件、第三方驗證機構的時程安排等文件齊備。同樣,企業內部的開發人員需要詳細列出各自的開發、測試與驗證時間,以及產品的預計上市時間。
◎經費構成的細節與應變
在執行計畫的過程中,開發經費的組成和分配需格外注意。例如,新冠疫情期間差旅費的需求因遠距工作模式的推行而大幅減少,原本計畫中的差旅費用無法支出,因此需要通過計畫變更,將這部分經費轉移到其他項目中。在設備費用方面,我們也遇到了預算設計上的挑戰。最初我們根據傳統伺服器的估價來設計預算,然而在實際執行中發現,雲端服務商的費用結構較為複雜,與預期不同。審查的會計師根據規範進行財務審查,並不允許與計畫書不同的支出。透過提交詳細的帳單明細和租賃計畫,我們最終經由審查委員的同意才得以核銷,但仍需進行計畫變更,這提醒我們在制定經費預算時需充分考慮靈活性。
◎開發紀錄與工時管理
在企業內部進行開發時,保存完整的開發紀錄是重中之重。我主要開發的是雲端軟體平台,所有開發進度均已電子化處理,包括使用 GitLab 進行代碼審查與部署自動化,而工作分配、註記、時程管理等都是透過 Remind 來作業。儘管如此,補助計畫要求的是紙本的研發記錄簿,每位開發人員都需要簽名確認。這方面可以選擇兩種方式:其一,直接制定紙本格式,要求開發人員每週定期記錄並簽名;其二,將電子紀錄轉為紙本,經過審查委員同意後使用,但開發者一樣要簽名。開發記錄簿不僅是審查的必要材料,也是確保知識產權時的重要佐證。
計畫案的規模有大小之分,我經手過的計畫最少成員有 20 位,最多的有達 40位,我們的經驗是分不同組別來進行管理,包含研發記錄簿、會議記錄,但每個人的工時都要詳細的作業,因工作者的出缺勤會因出差或私人因素有所不同,詳細的工時一定要記載,這也是審核很注重的項目之一。有時候計畫案是跨多個部門一起完成,在簽約之前就需要整合所有的小組成員,告知大家執行的注意項目,確保每個人都可以留下相關紀錄,方便之後的審查作業。這些勢必會帶來額外的工作量並降低開發的效能,因此前面有提到補助金額的高低,是企業評估是否要爭取政府金額補助的考量點。
◎敏捷開發與計畫書的適應性
敏捷開發與計畫書的「瀑布流」要求是否相衝突?實際上,敏捷開發雖強調靈活應變,但也是在固定框架內的靈活。除非遇到重大產品變動,一般變更都可通過計畫變更申請來調整。因此,在每個階段的查核中,我們只需向審查委員解釋清楚,準備好應變資料即可。
◎委外與合作模式的執行
如果計畫中包含產學或企業合作,特別是涉及技術開發的項目,應預先確定合作模式並明確規範。若合作廠商無法按照我方的開發方式進行,則可以通過技術轉移和成果交付來保存相關文件。例如我在某次合作中委外了一部分複雜的演算法設計,因未事先確認系統環境,導致後期功能整合困難,為此我們耗費大量資源重構。此類項目一定要在開發前協調清楚,避免後續的時間與成本增加。
◎第三方驗證與審查報告
第三方驗證單位的主要作用是根據計畫書的規範進行項目查核。以軟體平台服務開發為例,每當一個大項目完成時,我們便會請第三方驗證單位先行測試。建議在準備驗證時,確保第三方驗證機構的測試環境和我方一致,避免測試過程中因環境差異產生誤差。審查委員對此方面有較高要求,有時甚至要求驗證機構派員列席,直接面對質詢並解釋驗證細節,因此必須準備充分,以確保驗證報告的合格性。
◎審查委員的建議與企業營運的平衡
計畫執行過程的多次審核中,審查委員會提出的建議可能會增加開發時間,有時甚至可能影響公司的產品定位。對於補助計畫的部分項目,企業若因市場機密或未公開的策略難以回應,可以委婉地向委員說明限制,避免因透露商業機密而影響公司的其他計畫。例如,有次委員建議我們考慮加入某些功能,但我們有已有計劃直接併購某家廠商的產品而不用自行開發,但受限於保密協定,無法提供具體答復,只能將情況委婉的說明。
◎專利的取得與目標設置
若計畫包含專利申請,需注意補助項目中的專利目標設置。專利審核週期長,發明專利的審查期可能需一年到三年,因此在計畫書中應對專利目標措辭謹慎。政府的專利補助經費也有特定限制,申請時應了解清楚,避免後期因達不到專利申請要求而影響補助款的核銷。
以上是補助計畫在執行過程中的注意事項,重點在於文件紀錄的詳細、變更申請的及時以及與合作單位、審查委員的有效溝通。下一篇將分享在各階段審查和結案審查中的實際經驗,讓整個計畫案順利完成。
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