在成功簽約並開始執行補助計畫後，企業通常每年需要通過兩次的計畫審查。本篇將分享在期中與結案審查時需要注意的事項及技巧。
在簽約前，有些計畫的意向調查書會詢問是否披露評審委員的資訊。建議選擇「披露」選項，以便了解委員的背景和專業領域，從而在準備時針對委員專業的重點進行充足準備。
◎瞭解審查委員的關注重點
計畫申請階段，委員主要評估計畫是否符合補助標準，以及其創新性和經濟效益。而在簽約後的執行期中和結案審查，重點則在於計畫是否依照原本的計畫書執行，且政府希望藉此帶動產業發展，因此委員會特別重視項目的商業潛力和後續擴展性。
◎委員溝通技巧
無論是前期審查還是後續執行期中的審查，能清楚辨識並稱呼每位委員的名字是一項基本禮儀。在未披露委員信息時，可使用代稱（如ABCD）稱呼；信息披露後，則以委員的姓氏稱呼，若有重複姓氏則可根據專業背景進行區分。這種對委員的尊重和熟悉，能表現出企業的專業準備態度，對審查過程有積極影響。
◎執行審查的準備工作
每位委員的背景不同，包含學界學者、產業專家、新創投資者、政府專家等，因此除了技術或商業模式的準備外，還應重視細節，特別是行政流程、開發紀錄、工時管控和合作驗收等容易忽略的地方。對於文件不齊或財務數據的偏差等低級失誤，建議在審查過程中直接承認並即刻改正。審查文件的準備需提前至少兩週提交，以讓委員有充分的時間審閱。如資料尚不完整，可提供一個初步版本，並在審查當日補充最新信息。
◎審查後的補正
每次審查後都可能收到委員的建議和文件補正要求。我們通常在一週內完成補充，無論是財務報告、專利送件紀錄還是模型數據，皆完整提交，並在委員後續評語中獲得正面反饋。每次審查時間有限，補正文件需具體清晰，並針對性地回應委員的疑問。同時提供的文件，像是簡報的紙本，也建議能包裝完整，這些細節都會表現出企業是否重視這個計畫案的執行細節。
◎成果驗收的挑戰
計畫書內的成果驗收標準需謹慎設立。傳統開發通常會隨市場或技術挑戰適度調整，但計畫書在簽約時已明確成果，因此不能輕易變更。例如若目標最初設定為服務 5,000 家企業並帶動 200 億年營收，總不能執行到一半隨意調整至 2,000 家或 50 億年營收。因此計畫變更並非所有內容都可以處理，而計畫變更項目也都需委員重新審核同意。這部分我們最常遇到的問題是技術細節的驗收標準設得過於嚴苛，導致無法達標。
◎容易混淆的審查時段
在進行期中審查時，需注意時程與實際開發進度之間的差異。例如，計畫上半年的審查會議可能在七月或八月進行，這可能涵蓋了七、八月才執行的項目（或跨越到七、八月的項目），這很容易引發委員誤會，委員有時會審查到下個階段的內容。因此，報告時需清楚說明範疇，避免委員對進度產生疑問。與同一組委員配合的次數越多，就越能提前預測提問方向，我們通常會在審查前一個月就開始準備所有文件，並進行至少六次的演練。
◎會議中的問答與配合
審查會議中的問答環節是重要的一關。若有多位委員詢問問題，建議可嘗試溝通由兩位委員問完後回答，這樣更有利於組員紀錄並做出全面的回應。有時單一位委員問題較多，也可以建議分段詢問，方便回答，這需要委員的同意。若無法分段，參與審查的同事需具備速記能力，我們在內部演練時會模擬分組速記和答復，確保即時反應。且不同專業項目的問題，也要演練由誰來主責回復，若回復不到位，又由誰來補充。
◎管理委員期望與支持
審查委員的職責是找出問題並確保計畫進行順利，因此我們需調整心態，不被批評影響表現。觀察每位委員的反應是關鍵，有時我們難以獲得所有委員的認同，但可透過表現爭取那些了解和支持我們的委員。這些委員的評價有時決定審查結果和評分高低。此外，與辦公室承辦的溝通也需保持順暢，雖然承辦無法決定計畫通過與否，但在某些場合可以補充背景說明，協助我們更好地表達項目。
對待每一個補助計畫的申請過程，都是秉持著積極準備、認真應對，並且做好各種溝通協調的細節，而從這些經驗中也可以從委員那邊接受到他們的回應跟理解。而要注意的是，委員接觸跟理解我們整個計畫案只有透過我們提供的文件、審查的會議，這些加總起來一個兩年的計畫，接觸到的時間可能都不到一天的工時，所以委員不了解是很正常的一件事，每一次的文件跟審查，都要重新構建委員對這個計畫的理解度，並了解我們執行的細節跟成果，這是面對審查時該有的認知。
◎總結
參與政府補助計畫的審查和執行是一項資源密集的任務，但對於資金不足或缺乏研發支持的企業而言，能有效地幫助推動企業發展。每個補助計畫的審查過程是重新建立委員對計畫理解的過程，因此精心準備每一項文件、充足的審查應對和持續的改進，都是成功的關鍵。以上是個人的一些經驗，提供給大家參考。
延伸閱讀：
政府研發補助計畫申請經驗談-上
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