掛病號之前,處理了一些關於工程專案上的問題。年關將近,我們手上在執行的專案很多,以往並沒有同時處理過這麼多的專案,因此負責專案的同事們搞的人仰馬翻,每天都面臨了一大堆要處理的工作。往往都是這個才剛解決完,另外那一個又出了狀況,所有的時間光是解決突發事件就不夠了,更別說原本該進行的工作進度了。

舉個例子來說,週一時專案A突然有個部分要進行修改,而週四專案B早已經跟客戶約定要提交某個企畫資料。因為專案A出現突發狀況,因此週一下午開始處理。而公司週二固定要開會,會議大多都佔用了一個上午。那這樣一來,只剩週二下午可以繼續來處理專案A的插件。通常呢!手上的工作並不只是專案A跟B而已,我們目前案子已經排到了專案T之後了。所以到了週三下午可能才有時間處理到週四專案B的工作,那肯定又來不及了。

看到上面這例子,一堆ABCD的,一定是搞的頭暈腦轉。我簡單歸納一下問題的原因:問題在於負責專案的人往往都只能注意到今、明、後,這三天內的工作問題,而專案資料的分享與工作分配沒有確實依流程來執行。除了專案的工作項目執行的人不清楚之外,工作檔案的歸檔跟輸出也搞的一團混亂。因此一有變動,只能解決眼前的問題,其他都是邊做邊看,等問題出現了,再來尋求解決的方法。而檔案沒確實歸檔,則造成解決問題時老是在找資料與確定資料的版本,這樣一來,時間當然又得延長啦!

匯集了這些資訊之後,我實在不太知道該如何才能有效的解決上面所說的問題。我們公司內部有導入行事曆的管理模式,基本上所有專案的行事曆都有進行規劃,專案成員也都看的到。除此之外,工作的流程也都有詳細的定義,但有了這些工具,似乎對專案的問題一點幫助都沒有。

我跟老闆討論到這方面的問題,以前老闆認為這是因為沒有完善的「流程」,所以導致了工作上錯誤重複的發生,於是我們花了很長的時間,在規劃流程上面。而現在發現流程出來了,卻沒有徹底的來執行,於是老闆下一個結論,這是沒有「執行力」的關係。

從上週處理這問題到現在,思考了很多。我一直在想,執行力代表的到底是什麼?為什麼一直都沒辦法避免這些重複發生的問題?

我自己認為,問題還是回歸到人身上。有些人在某方面就是沒有「組織結構」的特質,也因為如此,這一類的人無法勝任專案管理方面的工作。但我認為每個人都有他自己的專長,只不過人沒有擺到定位,就勢必無法發揮他的專長跟特質。

目前我能進行的方式,就是在這一個單位裡,選出可以培養的專案管理人才,儘速的讓他具有掌握專案的能力,當然這需要一段時間才行。

不過在與老闆溝通的過程中,我發現我目前的定位,在工作上其實也很難發展。同樣一個問題,今天要求我來處理,但我處裡的過程裡,老闆也有自己的想法,而老闆娘也進行他的處理方式。就這樣,一件事三個人分別在進行,我跟同事溝通時發現,大家也都覺得無所適從,哈~

突然想起兩年前,我的指導教授呂克明在專案管裡的課堂上曾引述書本上所說的:「專案管理,不只是科學、技術,更是一門直得深入研究的管理藝術。」

要讓一同共事的夥伴可以一同進入這藝術的殿堂,互相成長,還真是一件超級困難的任務啊!

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2005-11-19  -  duncan Email  -  1013  -  小公司當伯特 - 讀者回應

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