從《影視颶風》的工作流程看組織與文化如何提升作業績效

新的一年我參與的讀書會首個討論議題是「組織改造跟文化核心如何提升作業績效」。這個議題銜接去年底的「年終績效考核」討論,其中不少人都提到《影視颶風》作為例子。因此我想分享自己對工作流程、組織以及文化如何提升團隊作業績效的看法。

◎系統與功能的迷思
我前公司的老闆大約每三個月就會提出系統與功能方面的需求,認為工作全面資訊化、系統化後,就能避免人員出錯,並以最有效的方式作業。這個想法本質上是對的 - 有了自動化和資訊系統的輔助,確實能讓人員將心力投注在更有價值的工作上。關於這點,我們可以從《影視颶風》的影片「影視颶風的100個員工,上班都在做點啥？飛書辦公體驗分享」中得到很好的印證。

◎《影視颶風》的演進歷程
從影片中可以看到《影視颶風》不同職位工作者的工作模式與環境。但這樣的工作流程並非一蹴可幾,而是在八年間經歷了多次改變與調整,中間也曾面臨過工作流程與管理的困境。感謝 Tim 在 Youtube 頻道上的分享,不論是 QA 問答或《影視颶風》內部的工作內容分享,都讓我們看到這間公司不斷求變的態度,完全符合他們「無限進步」的 Slogan。

話說第一個採訪的剪輯工程師姚志浩，提到他想購買的整套圖馬司特方向盤，這讓我想起我們午休時間，一群工程師在開歐洲卡車模擬遊戲的場景，所有的工程師想法都是差不多的。

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◎流程與系統的關鍵關係
我認同透過自動化和資訊化系統可以提升工作效率,但系統背後其實還有兩個更關鍵的要素:工作流程和人員。這就像是雞生蛋、蛋生雞的問題,究竟哪個因素該擺在前面？

要推動自動化和資訊化,首要前提是要有明確的工作流程。系統是實現這個流程的工具,用來處理重複且繁瑣的項目。如果沒有先確立工作流程就貿然開發資訊系統,結果往往是不斷開發、導入、重構、修正的惡性循環。雖然一般的資訊系統開發也會經歷優化過程,但這種邊做邊改的方式必然是場災難。

◎善用現有工具,同時找對的人
現今最不缺的就是資訊系統工具,從雲端文書管理平台(如 Google Workspace、Chat),到套裝應用服務(如 Asana、Jira、Trello、飛書),再到開放原始碼工具(Redmine),都可以先導入現有工作流程,再依企業需求逐步調整優化。

除了工具,更重要的是找到「對」的人。只有找到對的人,工作流程才能正常推展和運作。想靠資訊系統來控制「不對」的人,永遠都會有漏洞,且為了防堵這些漏洞,需要耗費的開發成本實在太高。

◎《影視颶風》的管理模式
從影片後半段可以看到,《影視颶風》使用「飛書」系統來管理全公司的工作與產出,由企劃部主管馮益君負責控管。在百人規模的公司中,每月同時進行三十多個工作項目。通過發卡和工作流程的制定,包含 Issue 的分派,讓所有人都能清楚掌握各自的任務和期限,有權限的人也能了解不同項目的狀態與時程。

不過這裡有個值得注意的盲點:要讓所有成員遵循和使用這樣的工具,團隊必須具備一定的知識能力與資訊系統能力。對《影視颶風》這樣的企業來說不是問題,但若要導入一般服務業、製造業,可能就會遇到困難。

◎文化與分享的力量
影片後半段提到《影視颶風》力推知識分享與內部知識庫建立。這不僅是塑造企業文化與向心力的重要環節,也引發了一些討論。Youtube 評論區有人提到這樣的文化可能帶來同儕壓力,且教育訓練可能弱化分享者的專業競爭力。

但我的看法是,願意進入這樣文化的公司並持續努力的人,必然能適應這樣的團隊文化。我反而認為願意分享的人只會讓自己更強更不可替代,而非因為分享而削弱自己的競爭力。因為專業不是固定的,而是不斷累積和優化的過程。Tim 願意對外分享公司的營業秘密,就是最好的例證。光是工作流程本身就已經是《影視颶風》的重要資產了。

◎更多參考案例
除了上述影片,我也推薦「韓路體驗：Tim帶你去逛@影視颶風」和「直播5年,影視颶風再造新場地？」這兩部影片。

前者展現了另一家媒體《老司機》如何取經學習,他們的老闆韓路特別認同《影視颶風》的管理思維和系統應用。作為企業領導者,他深知自己肩負著推動行業與公司前進的責任,包括引領趨勢、採用新技術,並在各領域保持卓越品質的承諾。

後者則讓我們一窺他們內部是如何看待工作，老闆 Tim 自己的要求跟目標，以及圍繞在他身邊的這一群夥伴。我想透過這三部影片，可以看出我前面所提的，企業要擁有「對」的人，持續優化工作流程，導入自動化跟資訊技術，才能持續將效能提升。

◎實務分享:我們的工作流程管理
最後分享一下我們內部的工作流程管理方式，之前我寫過《逐步打造高效開發團隊的經驗談》，在我們內部所有人的工作都是透明的。我們主要使用開源軟體「Redmine」進行工作流程和專案管理,同時配合 Google Workspace/Chat、Trello、Line 等工具。

Redmine 跟飛書都是類似的工具軟體，兩者都可以進行任務與項目的管理，但飛書除了這個之外還有聊天、文件、日曆的管理功能，而我們則是搭配 Google Workspace/Chat 與 Line 來達到一樣的功能。

有趣的是,我們經常需要為了讓老闆和合作夥伴了解工作項目,而額外整理開發內容到試算表。但如果這些人都能熟練使用 Redmine,根本不需要這些重複工作。每當同仁收到老闆詢問開發者工時和任務的要求時,都會感到困惑 - 因為系統上本來就是透明的,而且這些細節本就不該是老闆的關注重點。

◎結論
從這個經驗可以看出，Redmine 要普及到其他單位裡有困難度，而在沒有具體的工作流程下，想要透過系統開發來解決根本問題，基本上是達不到的。

提升作業績效的核心在於領導者的遠見、正確的流程規劃，以及「對」的人才搭配。「工具」固然重要，但它始終只是輔助，真正的改變來自於流程與文化的塑造。《影視颶風》的成功，正是這些要素協同作用的最佳範例。