工作與行事曆的關係

今早會議時，再次跟同事分享有關於Outlook使用上的觀念，由於已經提了N遍，於是在會後就把使用的觀念電子化，作為內部教育訓練的教材之一。也順便將這個內容改寫一下，跟其他的朋友分享。

坊間可以看到許多有關Outlook使用的書籍，對於習慣操作電腦的人來說，一般的AP（Application Program）也許不用使用到工具書，就可以很熟練的操作，且Outlook的操作介面，對大多數的人來說都是沒問題的。儘管如此，以前剛開始使用Outlook 97的時候，我還是去買了工具書回來參考，看看是否有自己沒摸索到的功能或應用被遺漏了。

當Outlook與訊息平台結合在一起時，其實是相當方便的，透過它可以幫助我們記憶很多的工作與事項，提升我們工作上的效能，而同時還兼有協同作業的能力。像是Exchange平台配合的相關功能：公用資料夾、資料夾分享、會議邀請、工作時程安排、任務追蹤等都很實用。但對於一般的人來說，就算沒有Exchange做為平台，Outlook本身還是很好的幫手。

有關於功能面與操作上的問題，在書本裡或網路上都可以找到，因此就不再贅述。Outlook裡面最有趣的是：所有的項目都可以用拖曳的方式互相轉換。例如可以將Mail拖曳到行事曆裡，也可以將文件檔拉到行事曆或Mail，總之裡面的項目都具有物件導向的特性。因此善用拖曳的功能，可以讓我們減少「重工」的狀態，許多事項只要keyin一次，就可以在不同的項目裡使用。

舉例來說，記事本身可以應用在許多瑣碎的小事上面，像是電話記錄、創意小點子、訂便當... ...諸如此類的，都可以先用記事來記錄，同時它具有3M便利貼的功能，可以貼一堆條子在螢幕上，提醒我們「它們的存在」。而這些已經電子化的東西，又可以拉到行事曆、郵件裡面，這樣一來這些資料就可以輕易的跟其他人分享，這都只需要利用滑鼠拖曳，再加幾下Click就可辦到。

而Outlook裡面的郵件、工作、記事、聯絡人、日誌這些功能項目裡，我覺得工作、行事曆對我自己的工作幫助最大（當然協同作業裡就會涵蓋到其它的功能項目）。行事曆與工作的定義我用很簡單方式來區分。我將已知要進行的工作項目先Keyin到工作裡做個List，而實際上在處理或排程的時候，我再將工作拖曳到行事曆裡面，一方面可以知道有哪些工作需要進行，一方面也會瞭解一個工作到底分佈在哪些時間裡來完成。等到工作完成後就勾選完成項目，這樣可以有效降低遺忘的狀況，而每一個工作也可以註記目前的進度。簡言之，有明確進行時間的項目使用「行事曆」，沒有明確進行時間的則使用「工作」。

行事曆本身可以設定所謂「約會」的時間，這個約會指的就是一個排程事件。至於「全天要事」我定義為泛指一整天的狀態，例如出差、休假、請假之類的，我就會使用全天要事來標記。而「會議邀請」一般多在訊息平台上來使用，配合Exchange可以自動排定大家空檔的時間來進行會議。至於週期性的部分，像是固定的會議，例行的工作項目，亦或是日常生活裡的繳交費用之類的，也都可以用到週期的功能。

行事曆與工作都有提醒功能，行事曆可以設定在「約會」的前五分鐘到兩週前做提醒，基本上跟鬧鐘沒兩樣（前提是Outlook要一直開啟才行），哈～至於工作可以使用到期日的設定來提醒自己工作本身的期限，有了這兩個功能，除非是自己忘了把要做的東西輸入進電腦裡，不然應該是不會遺漏的。

如果大家覺得瑣碎的東西真的很多，且難以管理跟分析，我還是強烈的建議大家使用Outlook來作為工作上的小幫手。另外Outlook本身可以自訂欄位，也可以依群組來進行分類，這些進階的功能可以參考坊間販售的工具書，得到更多使用上的小技巧。