我所服務的地方,與台灣或歐洲多數的中小企業一樣,公司裡頭的成員並不多,組織結構簡單,但大多擁有某一方面的技術,而在工作上利用電腦來作為主要工具的機會,也就比一般大型的企業要普及的多。但因為小公司的資本並不多,當我們要導入所謂的知識管理,或是將工作流程電子化,也就沒有那麼多的預算投入這一個推導的計畫裡。

以往在軟體公司服務時,主要就是專門在提供幫企業導入電子化的服務,不管是SCMERPCRM或是KMS,成功達成效益的,往往不到五成,大多數的企業投入了資金在系統上的建置,結果不管是客制軟體或是套裝軟件,執行後的結果大都是差不多的。造成這些問題的成因其實很複雜,系統分析、專案開發、客戶端的人員或是溝通問題、導入時遭遇的阻力......等等,往往都會影響一套系統執行的成與敗。

我覺得最有趣的現象是,往往在幫客戶建構電子化系統的軟體公司,自己內部的系統卻是最鬆散而毫無架構可言的。因為所有的工作都是業務導向,大家都在忙著解決每一個客戶端的問題,所以相對的自己公司的系統平台就不是那麼的重要,反正軟體公司沒有太複雜的流程,最複雜的就屬於軟體開發的專案管理了,硬要與企業的生產流程比較的話,考慮的因素真的是簡單了許多,雖然兩者是不能這樣相互比較的,哈~

因為現在的公司沒有太多資源可以使用,所以我們在架構自己的訊息平台時,都盡量先以Freeware(自由軟體)為考量,想辦法導入這些軟體平台應用在我們日常的工作裡。我認識的朋友有一半跟我從事相關的工作,這些人大多都有微軟情節,我常開玩笑說:「不知道微軟到底怎麼豎立了這麼多的敵人?」我只記得真正開始學習電腦時,還在用DOS 2.1,轉眼間就變成了XP了。除了微軟的OS,中間還用過IBM的OS 2,然後工作上用過Unix跟Linux系統,至於Mac完全沒碰過,哈~

我一直都認同使用者付費,儘管微軟的Bug超多,也是用了這麼多年了,而其他自由軟體我也喜歡用,基本上不偏食啦!我覺得只要是系統都會有一樣的問題,不管是封閉式的微軟亦或是百家爭鳴的Linux,都是一樣的。就企業體系來說,其實需求的東西很簡單:「便宜、好用、穩定、易維護與管理」,這就能滿足企業運作的需求。不過不管是哪一家的東西,基本上都很難百分之百滿足所有條件,也因為市場自由運行的機制,所以就呈現了目前的狀況了。

在我們內部使用的知識管理跟工作平台上,在1998年時我使用的是留言版的功能。透過這簡單的一個WEB介面的程式,同事可以將工作報告、會議記錄、專案討論利用HTML的編排,張貼在留言版上。之後出現了討論區的Freeware,於是就開始利用討論區來區分每個部門跟單位的權限,這樣能夠討論的東西就更多了,不管是內部公告、公用表單、各項專案、行銷計畫、主管會議......等,都可以透過討論區的功能來進行溝通跟記錄。但這個最大的缺點在於使用的介面不夠直覺,而備份跟還原的手續比套裝軟體複雜,這也是最麻煩的地方。

同時如果需要一些額外的功能,就得自己動手修改,動手修改還算是小事,但軟體版本更新之後,每更新一次,就得重新修改一次,這才是最煩人的地方,所以若是沒有太大的漏洞,或是更好的功能發佈,通常就不跟著作版本的同步更新,不然幾乎每兩個月得跟著更新版本,資訊系統的開發成本根本無法控制。而這也是企業使用跟個人使用最大的差異,通常自己用都好處理,但二、三十個人依賴這個在工作時,又是截然不同的局面了。

前兩年Blog的平台很流行,尤其在去年更成為媒體的焦點,我跟朋友們都不太聊解為什麼它會成為焦點,對於我們來說它也不過是個平台,並沒有特別引人注目的地方。但仔細的觀察之後,它最大的優勢就是方便易用,而且能夠在不同的平台上互通有無,這都是以往的軟體所沒有的功能,這也難怪會有這麼多人開始使用Blog來作各種的應用。

我們公司則是利用Blog來作為內部知識分享的平台,我們日常的工作依不同的部門跟不同專屬性的工作,各自有自己的討論區版面,來進行工作上的溝通跟記錄。但討論區本身的架構性不強,雖然每一個版面都有置頂的功能,但是往往經驗累積下來的有用資訊,還是得用手動的方式再整理一次,所以後來決定討論跟執行的部分,透過討論區來運作。而執行後的成果與經驗,就整理到Blog上面,成為公司的圖書館與資產,這也是我們應用Freeware的方式。

共同編輯的功能在我們工作裡應用的機會也很多,像是專案討論、行銷企畫、會議記錄、備忘錄......等,這些都會用到共同編輯的功能。以前工作時使用的是微軟家的產品,利用SharePoint Portal Server跟Office的功能來作專案開發的工作,到目前我還是覺得這個方式在工作上最有效率,而不管是後端的管理、維護跟備份也都是我習慣的方式。不過這一整套軟體部署下來(Server SystemOffice) ,光是以十個user來計算,三十幾萬跑不掉。對於小企業來說,十多萬還有辦法支出,一次投入三至五十萬,就真的多了一點,所以現在改以Wiki的模式來嘗試應用在協同工作上面。

[全文:]

Wiki在十年前就已經出現,目前應用最加的範例就是Wikipedia,幾年前我利用Wiki來作稿件編輯的工作,這部分真的蠻好用的,而我同學則用Wiki來做為跟學生討論論文的工具,這一部份也是個很不錯的應用。我在網路上看到有人利用Wiki來修改履歷表,就是你可以在網站上提供你的履歷資料,然後就有其他不知名的網友來幫你修訂,這也是個很讚的應用模式。

我最近測試的平台是Pm wikiWikka Wiki這兩個平台,選擇這兩個平台來測試最主要是我喜歡它們的介面,測試了一個多星期之後,我決定使用Pmwiki的平台,原因是它有許多的功能,可以自己修改套用在Wiki上面。

不過在使用Wiki的時候,我覺得他本身提供的語法雖然直覺易懂,但對於一般人來說,它的語法跟架構其實並不是很好上手。尤其在企業裡面很多資料的呈現以圖表居多,圖形的產生還OK,但表格的製作透過「||欄位||」的語法看似簡單,但實際編寫時卻是有困難的,因此利用WYSIWYG的編輯介面就很重要了。

而推導上我認為最困難的,剛剛好是Wiki的特點,這也是一個有趣的現象。Wiki最大的特色在於所有頁面的產生都是透過關鍵字,我們只要使用[[Name.Documents]]就可以開啟新的頁面,而系統會自動幫我們產生相關的對應。但問題在於:「系統的架構要如何來定義?」關於這部分我很佩服Wikipedia上面所定義出來的規範,像是命名常規中文官方譯名Wikipedia:條目編寫應注意的主要事項Wikipedia:命名常規 (中文),要定義出這些規範,肯定需要很長的時間來修正跟累積經驗。

工作上要導入的時候,最困難的就是導入時的教育訓練跟使用規範,上面所提到的架構其實就是導入的規範,但我們很難在一開始就定義所有工作的規範,因為有些根本連想都還沒想到。但是只要大家一使用,那整合的時候就慘了,因此目前只能簡單的以工作項目跟部門來定義出命名的規範,而使用的語法則是改用Enable HTML的外掛,讓HTML編碼可以在Wiki裡使用(因為多數的人還是習慣了HTML的編碼)。

這些Freeware的出現,其實改變了我們工作的方式與生態。很多時候軟體並沒有好壞跟優劣之分,它只是一項工具,就看我們要怎麼來應用這些工具。所以不論是套裝的軟體或是網路上隨手可得的Freeware都有他們各自的價值,採用Freeware可以降低某些軟體採購的成本,但是相對的建構時所花費的成本,往往是隱形而不易被估算出來的。而後續的備份、備援、穩定性與管理往往比建構或導入更為重要。系統人員的目標都希望讓大家善用系統的各項功能,但當大家都依賴電子化在作業時,仔細想想,有時反而是一件很恐怖的事。

延伸閱讀:
Wiki與知識網路化

玩科學套書組(天天在家玩科學+親子FUN科學) ART OF MOANA迪士尼動畫《海洋奇緣》電影美術設定集 海洋奇緣 3D+2D 限量鐵盒版 (藍光2BD) 電影原聲帶 / 美女與野獸 (2CD豪華典藏盤) 錦衣夜行.第一部 (5冊套書) 大唐雙龍傳【卷一~卷廿】 你不可以隨便摸我!




逢甲住宿 台中背包客棧
2006-01-16  -  duncan Email  -  3153  -  資訊工程 - 讀者回應

回應管理, Pingbacks:

這篇文章還沒有 回應管理/Pingbacks ...

讀者回應:


你的Email位址將不會顯示在這個站點.

您的URL將被顯示.

允許的XHTML標記: <p, ul, ol, li, dl, dt, dd, address, blockquote, ins, del, span, bdo, br, em, strong, dfn, code, samp, kdb, var, cite, abbr, acronym, q, sub, sup, tt, i, b, big, small>
Enter this code:
authimage

(換行會被轉換為 <br /> 標記)
(將你的姓名及Email及網址記在Cookie中)
(讓使用者可以直接寫訊息給你(不會顯示你的Email).)

上一篇文章: Silje Nergaard下一篇文章: Byem不要再白目了